Formularios y Reportes

Formulario

Un formulario de Access es el medio que tenemos los usuarios para trabajar con los datos de una tabla. Es esa ventana donde introducimos el usuario y la contraseña para acceder a nuestra aplicación o esa ventana desde donde damos de alta un cliente y que tiene tantos botones como le hayamos puesto para interactuar con esos datos como un botón de borrar, otro de nuevo cliente, otro para salir de la aplicación, etc.

En Access los datos se almacenan en tablas, imagine los mismos como si fuera una hoja de Excel, pero trabajar con los datos en ese formato, que se puede perfectamente, no es muy cómodo ni práctico y es por ello que creamos formularios conectados a esas tablas desde donde mecanizar los datos de una forma más intuitiva. Cualquier cambio que hagamos en los datos de un formulario automáticamente quedan modificados en la tabla.

Los registros en Base de Datos y las consultas no tendrían una utilidad real si al final no pudiéramos presentar esa información de forma digerible para el resto del equipo, en otras soluciones de Bases de Datos normalmente tendríamos que utilizar algún lenguaje de programación o una utilidad adicional para poder sacar esta información, Access 2013 nos ofrece la posibilidad de hacerlo desde el mismo programa.

Nos estamos refiriendo a los reportes, aquellos documentos donde concentramos información e indicadores en un formato que nos permite ver el panorama para poder tomar decisiones, esto hace que el uso de Access sea algo bastante completo

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Diccionario de Datos

LOS DICCIONARIO DE DATOS

Un diccionario de datos es un conjunto de definiciones  que contiene las características lógicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.

se utiliza  Para manejar los detalles en sistemas muy grandes, ya que tienen enormes cantidades de datos, aun en los sistemas mas chicos hay gran cantidad de datos:

Los sistemas al sufrir cambios continuos, es muy difícil manejar todos los detalles. Por eso se registra la información, ya sea sobre hoja de papel o usando procesadores de texto. Los analistas mas organizados usan el diccionario de datos automatizados diseñados específicamente para el análisis y diseño de software

En la imagen podemos ver como define cada campo para que el Usuario sepa para que sirve que tipo de datos hay en el etc.

ESTRUCTURA

• Cada parte de la información se debe mantener separada para que pueda ser distinguida de otra.

•  Los elementos de los datos son identificados en dos dimensiones: una estructura de registro y una estructura de columna.

 

• Un registro es un grupo relacionado de campos o filas de tablas. Las columnas son lo que define a cada campo en el registro. 

• Un diccionario de datos tiene más información acerca de las columnas que de las filas, ya que las filas se conforman por datos que no son responsabilidad directa del diccionario de base de datos.

TIPOS

 

Existen tres tipos de diccionarios de datos:

OFF-LINE

•  Se ocupa de mantener el diccionario en condiciones.
• No tiene injerencia en el uso dinámico de los datos.

ON-LINE

• Trabaja junto con el compilador.
• Impide que el programador defina los datos en el programa y los toma directamente del diccionario.
• Verifica que los datos nombrados existan en el diccionario.

IN-LINE

• No incorpora la definición de datos en el programa, sino que las carga cuando se ejecuta.

Símbolos Utilizados en los diccionarios de datos( DD )